Яндекс.Метрика
«Подводные камни» при расчете заработной платы – как избежать штрафов

«Подводные камни» при расчете заработной платы – как избежать штрафов

При расчете заработной платы должны учитываться десятки разных параметров: штатное расписание компании, формы оплаты труда, различные удержания, премии сотрудникам и другие нюансы. Грамотные специалисты по расчету зарплаты знают частые ошибки и умеют их предотвращать. Однако есть и неочевидные проблемы, с которыми специалисты столкнулись в 2022 году. Эксперты рассказывают, на что обратить внимание при расчете заработной платы, чтобы не допускать проблем с сотрудниками и начисления штрафов надзорными органами.

  • Узнайте фактическую локацию сотрудников на удаленке

Кадровые данные должны соответствовать реальности — это обязательно. В их числе — фактическое местоположение сотрудников, которое может влиять на дополнительные начисления или размер налогов.

Например, если сотрудник живет в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, то ему положены дополнительные выплаты. Но если он только прописан в Мурманске, а живет в Москве, работодатель может не платить надбавки.

В 2022 году некоторые сотрудники, работающие дистанционно, переехали за границу, не уведомив работодателя. В трудовом договоре должен быть пункт, что сотрудник уведомляет о переезде — это поможет избежать налоговых штрафов. Если сотрудник живет в другой стране больше 183 дней, он теряет статус резидента, соответственно, меняются и правила налогообложения.

Работодателю необходимо убедиться, что с удаленными сотрудниками заключены дополнительные соглашения о соответствующем формате работы.

  • Пересчитайте взносы при присвоении статуса малого и среднего предприятия

В 2022 году субъекты МСП платят страховые взносы по пониженным тарифам, поэтому с даты выпуска уведомления о присвоении статуса МСП важно сделать пересчет. Если компания не пользуется этой льготой и регулярно платит взносы в полном объеме, то в конце года образуется переплата.

  • Перепроверьте расчет среднего заработка сотрудников

Напомним, что неправильный расчет среднего заработка может привести к штрафам для организации дисциплинарной, административной, и даже уголовной ответственности для должностных лиц. При этом эксперты-аналитики часто сталкиваются с ошибками именно в этой части при изучении типичных ошибок и проведении аудитов.

Одна из причин — нерабочие дни во время карантинных мер в 2020 и 2021 году, которые были объявлены по распоряжению Президента РФ. При этом не было четких правил учета нерабочего периода, поэтому на сегодняшний день при проведении соответствующих аудитов часто обнаруживаются проблемы. Если в официальные нерабочие дни сотрудник не работал, то они не включаются в расчет среднего заработка, а если работал — то нет.

  • Отразите премии в локальных нормативных актах

Любая премия или другие надбавки должны быть экономически обоснованы, то есть у компании должны быть основания для выплаты. Поэтому все премии необходимо отражать в ЛНА.

При этом не зафиксированная в локальном акте премия может быть выплачена разово, но только за счет чистой прибыли. Такая премия не уменьшит налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Этот подход касается любых необоснованных выплат.

  • Учитывайте командировки сотрудников

При расчете командировочных выплат часто возникают сложности, потому что их рассчитывают, как отпуск — одним платежом без учета переходных периодов. При этом командировка — это рабочее время, и если она длилась с 28 ноября по 6 декабря, то должна учитываться в расчете каждого месяца.

Самый простой способ избежать этой ошибки — в используемой на предприятии программе учета поставить галочку для функции «Оплачивать за период». Таким образом все затраты будут корректно учтены в каждом налоговом периоде.

  • Пересчитайте начисления за прошлые периоды

В системах учета автоматически идет сторнирование: когда специалист вводит больничный за прошлый период, программа делает пересчет. В некоторых программах учета необходимо вручную проверять табели и пересчитывать начисления. Если этого не сделать, то возникнет двойное начисление: сотруднику будет начислена зарплата за рабочие дни за счет ФСС.

  • Вовремя проводите оценку рабочих мест персонала

В течение полугода после начала работы компании и в течение месяца после введения новой должности необходимо провести специальную оценку условий труда. Результаты оценки покажут, есть ли вредные и опасные факторы для сотрудников.

По итогам проверки устанавливаются классы условий труда, а в зависимости от вредности рассчитываются дополнительные страховые взносы. Так компания не попадет под штрафы при проверке Государственной инспекции труда. Если сотрудники работают дистанционно, то компания не отвечает за качество их рабочих мест.

В нашей статье перечислены самые частые ошибки, с которыми сталкивались в прошлом году эксперты, но их гораздо больше. По опыту специалистов большинство проблем при расчете заработной платы связаны с использованием неактуального программного обеспечения и его некорректной настройки. Избежать ошибок при расчете поможет регулярное обновление специального ПО и введение чек-листов для дополнительного контроля, по которым можно проверить корректность выполняемой работы.