Оформление сотрудника вне штата без проблем с законом

14 апреля 2021

Нанимая сотрудника по обычному трудовому договору, работодатель отдает государству 43% зарплатных налогов. Из самой зарплаты удерживается 13% НДФЛ, еще 30% страховых взносов нужно платить из денег компании. К этому добавляется также и страхование от несчастных случаев, ставка по которому зависит от опасности производства: чем тяжелее условия труда, тем больше придется заплатить.

Зарплатные налоги на каждого сотрудника составляют:

НДФЛ (налог на доходы физических лиц) - 13%;
Взносы на пенсионное страхование - 22%;
Взносы на медицинское страхование - 5,1%;
Взносы на социальное страхование - 2,9%;
Взносы на травматизм - 0,2–8,5%

Помимо налогов, бессрочный трудовой договор обязывает оплачивать отпуска, больничные, сохранять рабочие места на время декрета — то есть брать на себя социальные обязательства, которые также обходятся в круглую сумму. При этом сотрудника, с которым заключен бессрочный трудовой договор, довольно сложно уволить.

Минусы трудового договора компенсируются большей лояльностью сотрудников. Соискателям, которые привыкли работать в штате, важна стабильность, хороший социальный пакет, гарантии на случай выхода в декрет и белая зарплата, которая позволит, например, взять ипотеку. Далеко не все готовы работать по временным соглашениям и лишиться всего этого.

Однако, если работодатель не ищет сотрудников надолго, могут подойти и другие способы оформления рабочих отношений. Главное, не подменять ими понятие обычного трудового договора и учитывать сопутствующие риски.

Срочный трудовой договор

Срочный трудовой договор тоже обязывает удерживать НДФЛ и платить страховые взносы, но дает больше возможностей расстаться с сотрудником без сложных процедур и дополнительных выплат:

Договор можно просто расторгнуть, когда закончится срок его действия. Для этого за три дня нужно предупредить сотрудника о том, что больше Вы больше не планируете с ним работать;
Если сотрудник заменял отсутствующего специалиста, то договор перестанет действовать сразу, как только штатный сотрудник выйдет на работу;
Никаких выходных пособий временному работнику не положено.

Правда, это не значит, что срочный договор получится просто так заключить вместо обычного. Его можно использовать только в случаях, прямо предусмотренных законом, например, при временном расширении производства или для проектных работ, которые нетипичны для компании.

Срочный трудовой договор имеет также и свои минусы:

Если законной причины для срочного договора нет, работодатель рискует получить штраф до 100 тысяч рублей от трудовой инспекции;
Если сотрудник обратится в суд, то срочный договор могут признать бессрочным, и компания получит в штат постоянного сотрудника со всеми обязательствами;
Риски возрастают, если трудовой договор многократно перезаключается на непродолжительный срок, а сотрудник при этом занимается одним и тем же видом деятельности.

Гражданско-правовой договор (договор ГПХ)

Договор ГПХ экономически выгоднее, чем трудовой. Компании по-прежнему нужно перечислять в налоговую НДФЛ и платить взносы в пенсионный фонд, но зато не приходится тратиться на оплату отпусков, больничных и страховых расходов. Взносы на травматизм начисляются, только если это прописано в договоре.

Плюсы договоров ГПХ:

Можно сэкономить на вознаграждении исполнителю: по договору ГПХ не нужно учитывать минимальную зарплату в регионе и федеральный МРОТ;
Размер выплат может быть любым;
В отличие от зарплаты, вознаграждение не нужно выплачивать дважды в месяц;
Договор ГПХ всегда заключают на определенный срок, поэтому его легко расторгнуть.

Если выяснится, что таким образом были оформлены трудовые отношения, то компанию привлекут к административной ответственности. Это может произойти в следующих случаях:

Если в ходе проверки документов трудовая инспекция обнаружит, что договор ГПХ постоянно продлевается, в нем есть формулировки из трудового договора, а работодатель каждый месяц выплачивает одинаковые суммы и не требует от исполнителя актов и отчетов;
Если недовольный сотрудник обратится в суд и потребует, чтобы договор признали трудовым.

Трудовой кодекс запрещает заключать договоры ГПХ, которые фактически регулируют трудовые отношения. За это трудовая инспекция в первый раз оштрафует компанию на сумму от 50 до 100 тысяч рублей, а должностное лицо — от 10 до 20 тысяч рублей (в соответствии с ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ).

Если суд признает отношения с исполнителем трудовыми, придется в течение трех рабочих дней оформить с сотрудником трудовой договор. Датой начала работы будет день, когда он начал работать по договору ГПХ. Работнику придется предоставить положенные ему (с момента начала работы) гарантии, например, неиспользованные отпуска. Уклонение от налогов тоже не пройдет бесследно. Узнав о нарушении, федеральная налоговая служба обяжет компенсировать страховые взносы, а еще начислит пени и штрафы.

По закону оформить по договору ГПХ можно только внештатных специалистов на разовую работу, услугу или проект. Смысл этих соглашений сводится к тому, что исполнитель берется сделать работу и сдать результат, а заказчик — принять этот результат и оплатить. Это принципиальный момент, который важно отразить в заключаемом договоре.

В кадровом деле применяют более 10 видов договоров ГПХ, но чаще других используются следующие два:

Договор подряда — если работа предполагает вещественный результат: ремонт оборудования, создание стенда для выставки и т. д.;
Договор возмездного оказания услуг — если исполнитель оказывает услуги: консультационные, бухгалтерские или любые другие.

Договор с самозанятым

Работать с самозанятыми, на первый взгляд, выгоднее всего: не нужно оплачивать ничего, кроме самих работ. Самозанятый сам платит налог на профессиональный доход по ставке 6%.

Может показаться, что проще уволить штатных сотрудников и начать работать с ними как с самозанятыми. Однако, по закону доход, который бывший сотрудник получает от работодателя в течение двух лет после увольнения, не подпадает под льготный режим. Это значит, что компании придется отчислять страховые взносы, а самозанятый заплатит НДФЛ по ставке 13%.

Самозанятые обязаны оформлять чеки в приложении «Мой налог» и указывать в них ИНН организации, от которой поступил платеж. Увидев, что самозанятый сотрудничает с бывшим работодателем, налоговая инспекция проверит, поступают ли взносы. Если нет, компании начислят не только страховые, но и пени со штрафами.

Выгодно работать можно с самозанятыми, которые не числились в штате компании:

Выгодно сотрудничать с самозанятыми, которые не работали в компании последние два года: им не нужно давать отпуск, оплачивать больничные и платить взносы;
Давать исполнителю разовые задания и оплачивать по факту их выполнения;
Как и в случае с исполнителями по договору ГПХ, такое сотрудничество не должно быть подменой трудовых отношений.

Работа с самозанятыми имеет и свои недостатки:

В договоре нельзя прописывать график работы и требовать соблюдения локальных актов. Контролировать работу в таких условиях практически невозможно;
Если самозанятый работает на определенную компанию постоянно, он может обратиться в суд и потребовать признать себя полноправным сотрудником. Если доводы подтвердятся, придется оформлять трудовой договор, а также оплатить штрафы трудовой инспекции и налоговой.

Резюмируем факты

Если Вы хотите, чтобы сотрудник работал в компани годами, оформите трудовой договор. Несмотря на все расходы, это лучший способ получить лояльного работника и избежать проблем с законом.
Для временной работы или замещения подойдет срочный договор, для разовых проектов — договор ГПХ.

Если самозанятый был вашим сотрудником последние два года, избежать налогов не получится — нужно будет платить за него страховые взносы. В работе с самозанятыми и другими физлицами безопаснее всего давать разовые задания и оплачивать их сразу после выполнения. Постоянная работа может стать признаком трудовых отношений и грозит штрафами.

Важно - не подменяйте понятия: в договорах ГПХ нельзя устанавливать режим работы, требовать соблюдения локальных актов и использовать формулировки из трудового договор.