Яндекс.Метрика
Оформление «удаленных сотрудников»

Оформление «удаленных сотрудников»

1 января 2021 года заработали поправки в Трудовой кодекс о дистанционной работе. В них дистанционную работу приравняли к удаленной и четко прописали обязанности работодателей и сотрудников.

Новые виды удаленной работы

Теперь по закону дистанционная работа делится на три вида:
  • Постоянная (вне офиса в течение всего срока трудового договора);
  • Временная (по соглашению сторон непрерывно на срок до полугода);
  • Периодическая или комбинированная (можно чередовать работу в офисе и дома).
В исключительных случаях работодатель может временно отправить сотрудников на удаленную работу без их согласия. При этом компания обязана сохранить стационарное рабочее место и вернуть сотрудника в офис, когда условия для «удаленки» перестанут действовать.
 
Еще одна мера защиты дистанционных сотрудников — право на сохранение зарплаты. Гарантию специально закрепили из-за того, что некоторые компании снижали «удаленщикам» зарплаты, полагая, что дома люди работают меньше.
 
Если задачи, которые выполняет сотрудник, не изменились, компания не вправе понизить зарплату. За это могут привлечь к административной ответственности по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ и наложить штраф от 30 тысяч до 50 тысяч рублей. Зарплату ущемленным сотрудникам тоже придется доплатить.
 

Обмен документами

До 2021 года для оформления любых документов с «удаленщиками» подходила только усиленная квалифицированная электронная подпись. Теперь процедуру упростили и добавили другие формы обмена.
Чтобы закрепить трудовые отношения, подойдет как обычный, так и электронный трудовой договор. Для электронного обмена работодателю все еще понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись, а работнику — усиленная квалифицированная или неквалифицированная. Оформление каждой стоит от 2500 руб.
 
С помощью электронной подписи можно заключить и расторгнуть:
  • трудовые договоры,
  • допсоглашения,
  • договоры о материальной ответственности,
  • ученические договоры.

Регулировка рабочего времени и отдыха

Вы вправе установить удаленному работнику фиксированный или гибкий режим работы. Закрепить график можно в локальном акте, коллективном или трудовом договоре. Для периодической «удаленки» нужно определить режим работы из дома и из офиса. Например, прописать, что три дня в неделю работник трудится дома, а два — в офисе. Если не сделать этого, сотрудник будет вправе сам выбирать время для работы.
 
Больше всего споров вызвал пункт о праве удаленного сотрудника быть не на связи. В ТК это прописали фразой: «Время взаимодействия с работодателем включается в рабочее время». Это значит, что, если руководитель беспокоит работника после официального окончания рабочего дня, потраченное на общение время нужно оплачивать как сверхурочную работу. Однако, работодатель может официально установить ненормированный рабочий день.
 
Тем, кто работает на «удаленке» постоянно, полагается такой же отпуск, как любому офисному работнику, — не менее 28 рабочих дней ежегодно. На временную удаленную работу распространяется график отпусков, действующий в компании.
 
Если захотите вызвать дистанционного сотрудника в офис, нужно соблюдать особые правила. Тем, кто временно работает в таком формате, достаточно сообщить об этом по почте или по телефону, а постоянным «удаленщикам» придется оформлять командировку. 
 

Возмещение расходов сотрудников

Работодатель должен предоставить сотруднику все необходимое: компьютер, наушники, антивирус и VPN, дистанционный доступ к сети офиса и т. д. По договоренности работник может использовать свое или арендованное оборудование — тогда компания обязана выплатить компенсацию за использование и возместить расходы. Этот момент часто упускают при оформлении документов: работник может узнать о положенной компенсации и потребовать ее через трудовую инспекцию или суд. Чтобы избежать этого, необходимо указывать размер и порядок выплат в коллективном договоре, локальном акте, трудовом договоре или допсоглашении к нему.
Не прописав порядок возмещения таких затрат, работодатель нарушает трудовое законодательство даже в том случае, если сотрудник не требует компенсации. Для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей это грозит штрафом от одной до пяти тысяч рублей, а для организаций — от 30 тысяч до 50 тысяч.

Увольнение «удаленщиков»

До 2021 года работодатели могли сами определять основания для увольнения удаленных сотрудников — например, за не вовремя сданную работу. Теперь условия четко определены законом.
Помимо общих оснований (по соглашению сторон и т. п.) можно уволить «удаленщика» еще по двум причинам:
  1. Сотрудник не выходит на связь два рабочих дня подряд (можно установить более длительный срок). До увольнения нужно запросить у работника письменное объяснение. Если причина «прогула» окажется уважительной, уволить сотрудника будет нельзя;
  2. Сотрудник на постоянной «удаленке» переехал в другую местность, из-за чего не может трудиться на прежних условиях. Фактически это будет не увольнение, а расторжение трудового договора из-за возникших обстоятельств. Но, если по документам работу можно выполнять из любого места, такое основание для увольнения действовать не будет.

«Вынужденная удаленка»

В законе прописали исключительные случаи, когда компании обязаны временно перевести персонал на дистанционную работу. Это нужно сделать, когда:
  1. Решение о переводе на удаленную работу принял орган государственной власти или местного самоуправления;
  2. Здоровье или нормальные жизненные условия населения находятся под угрозой.
Сам факт исключительных обстоятельств должна подтвердить федеральная власть или органы местного самоуправления. Напримео, так и произошло с пандемией коронавируса.
 
Для перехода на вынужденную удаленную работу хватит локального нормативного акта, составленного с учетом мнения профсоюза. В акте описывается причина, срок перевода, список работников, порядок выдачи им оборудования или компенсации расходов, способы взаимодействия. Компания при этом должна научить сотрудников пользоваться оборудованием и ПО, если с этим есть сложности.
 
Если дистанционная работа невозможна — такая ситуация, например, в ресторанном и строительном бизнесе, — компания обязана оплатить простой по независящим от сторон причинам. За время, пока работник не выполняет свои обязанности, нужно компенсировать не менее 2/3 тарифной ставки или оклада.