Учет рабочего времени сотрудников

19 августа 2020

Учет рабочего времени — это одна из ключевых обязанностей работодателя. Он обязан фиксировать точное количество отработанных сотрудниками часов и дней. Это необходимо, чтобы правильно рассчитать заработную плату, документально обосновать расходы на персонал, распределить часы работы и отдыха таким образом, чтобы работник успевал полноценно отдыхать.

Понятию рабочего времени и связанным с ним нормам посвящена вся глава 15 Трудового кодекса РФ. Согласно ст. 91 ТК РФ, рабочим временем считают период, в течение которого сотрудник исполняет свои должностные обязанности в соответствии с условиями трудового договора, правилами внутреннего трудового распорядка и другими нормативными актами работодателя. Сюда же относятся перерывы для обогрева и отдыха или кормления ребенка и некоторые другие периоды, напрямую не связанные с выполнением трудовой функции.

Норма учета рабочего времени составляет 40 часов в неделю. При этом особенности производственного графика — будь то пятидневка, шестидневка или работа с «плавающими» выходными днями — не имеют особого значения. Любое превышение нормы расценивается как переработка. За работу в условиях ненормированного рабочего дня сотруднику полагается дополнительный отпуск продолжительностью не менее трех календарных дней (ст. 119 ТК). Отсюда можно было бы сделать вывод, что необходимость отмечать такие часы работы в табеле отсутствует.

Поденный учет рабочего времени

При поденном учете сотрудник должен отработать 40 часов в неделю (ч. 2 ст. 91 ТК). Если недельная норма отработана, сотрудник считается отработавшим норму рабочего времени. При поденном учете не нужно учитывать месячную норму часов. Рабочая неделя при поденном учете может быть пяти- или шестидневной. При этом необходимо соблюдать требование о еженедельном непрерывном отдыхе продолжительностью не менее 42 часов (ст. 110 ТК).

Наряду с общей недельной нормой выделяют особые режимы работы — сокращенное и неполное рабочее время (ст. 92 и 93 ТК РФ). Сокращенная неделя считается нормой для отдельных категорий работников, поэтому никак не влияет на размер зарплаты.

Законодательство предусматривает сокращенную продолжительность рабочего времени для:

несовершеннолетних (до 16 лет — не более 24 часов в неделю, до 18 лет — не более 35 часов в неделю);
инвалидов I и II групп (не более 35 часов в неделю);
женщин, которые работают в сельской местности (36 часов в неделю);
работников, вынужденных трудиться в опасных или вредных условиях 3 и 4 степени (до 36 часов в неделю);
педагогов, медиков и представителей ряда других профессиональных групп.

Режим неполного дня (недели) устанавливают либо по договоренности между сторонами трудового договора, либо по закону. При этом оплачивается труд пропорционально отработанному времени или выполненным объемам работ.

Согласно ст. 93 ТК РФ, гарантированное право на труд в таком режиме имеют:

беременная женщина;
один из родителей, попечителей или опекунов ребенка в возрасте до 14 лет (если ребенок — инвалид, возрастной ценз сдвигается до 18 лет);
сотрудник, ухаживающий за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

При учете рабочего времени в условиях неполного дня или недели необходимо как можно точнее фиксировать количество фактически отработанных сотрудником часов, чтобы правильно рассчитать зарплату.

Иногда режим неполного дня или недели вводится работодателем в одностороннем порядке как более мягкая альтернатива массовым увольнениям. Такой сценарий предусмотрен ст. 74 ТК РФ. В попытке сохранить рабочие места предприятие может перейти на неполный рабочий день (неделю) на срок до шести месяцев.

Суммированный учет рабочего времени

Иногда принципы организации труда на предприятии не позволяют вести учет поденно или понедельно. Например, при гибком или скользящем графике, когда попросту не представляется возможным придерживаться дневной или недельной нормы продолжительности работы. И здесь на помощь приходит суммированный учет, порядок применения которого описан в ст. 104 ТК РФ.

Вместо стандартного учетного периода (дня или недели) за основу берется более продолжительный интервал: месяц, квартал, полугодие. В рамках выбранного учетного периода рабочее время распределяется таким образом, чтобы переработка в одни дни полностью компенсировалась недоработками в другие.

При суммированном учете количество рабочих часов в квартальном, месячном или годовом графике устанавливается исходя из общей нормы. При этом рабочие и выходные дни должны чередоваться таким образом, чтобы как минимум раз в неделю работник отдыхал не менее 42 часов подряд. Максимальная продолжительность учетного периода, разрешенная законодательством — один год. А для нормирования работ, выполняемых в опасных или вредных условиях, еще меньше — три месяца. Если же по причинам технологического или сезонного характера не получается придерживаться рамок трехмесячного учетного периода, коллективным договором или отраслевым (межотраслевым) соглашением можно существенно увеличить его продолжительность, но не более чем до одного года.

Конкретный учетный период, применяемый в отношении сотрудников с суммированным учетом рабочего времени, может быть зафиксирован в локальном акте (например, Положении об оплате труда), коллективном договоре и трудовых договорах с сотрудниками. При необходимости изменить учетный период работодатель оформляет приказ по организации в произвольной форме, указав:

причину изменения;
перечень сотрудников, которых это изменение затронет;
необходимость внести изменения в локальный акт, коллективный и трудовой договоры, где отражен учетный период.

При суммированном учете нужно особенно тщательно следить за соблюдением гарантированных главой 16 ТК РФ прав работников:

в полном объеме оплачивать переработки по завершении каждого учетного периода,
не завышать нормы рабочего времени,
точно отмечать время прихода и ухода персонала (вручную или с помощью современных автоматизированных систем контроля).

С этой целью заводится специальный журнал, в котором фиксируется время прихода и ухода сотрудников. В дальнейшем информация из журнала переносится в табель учета рабочего времени и используется при расчете зарплаты.

Учет рабочего времени в выходной день

По общему правилу в выходные и праздничные дни сотрудник должен отдыхать. Если же сотрудник привлекается к работе, ее необходимо оплатить в двойном размере или предоставить другой день отдыха. Поэтому так важно внимательно вести учет рабочего времени в выходные дни.

Это правило не всегда действует при суммированном виде учета рабочего времени. ТК РФ предписывает в этом случае оплачивать в двойном размере только праздничные дни, так как обычные выходные суббота и воскресенье для работающих посменно будут являться обычными рабочими днями, а для отдыха им предоставляются другие дни недели.

По общему правилу сотрудники, которые работают по графику пятидневной рабочей недели, должны в такие дни отдыхать. Если сотрудника привлекают к работе в обычный выходной день: субботу или воскресенье, то ему в общем случае полагается двойная оплата. Этот подход следует применять и если сотрудника привлекли к работе в перенесенный выходной день.

Нерабочие праздничные дни установлены для всех сотрудников без исключений (ст. 112 ТК). Поэтому работу в такие дни оплачивайте дополнительно. Оплату и учет рабочего времени в выходные и праздничные дни ТК РФ регламентирует в статье 153. Если сотрудник работает по скользящему графику и праздничная смена приходится на его рабочий день по графику, то время работы в праздничный день оплачивайте не менее чем в двойном размере. Если работа в праздничные дни производилась сверх нормы рабочего времени, то оплата труда сотрудника должна производиться не менее чем в тройном размере. Если на праздничный день приходится только часть смены, в повышенном размере оплачивайте только фактически отработанное в праздничный день время.

Учет рабочего времени в табеле

Учет рабочего времени чаще всего ведется методом сплошной регистрации явок и неявок на работу в первичном учетном документе — табеле. Используя такой метод, работодатель фиксирует все часы и дни (смены), отработанные сотрудниками. В качестве альтернативного метода применяется регистрация отклонений. В этом случае отмечаются не все дни и часы подряд, а только факты несоблюдения нормального графика (неявки, простои, опоздания, прогулы, периоды временной нетрудоспособности и т.д.).

Ответственность за ведение табеля учета рабочего времени в больших организациях, как правило, возлагается на отдельного специалиста — табельщика. В маленьких компаниях с небольшим штатом обязанности табельщика может выполнять секретарь, кадровик или любой другой работник, в должностной инструкции которого прописана данная функция.

Коммерческие организации вправе разработать бланк табеля самостоятельно или воспользоваться одной из предложенных Госкомстатом унифицированных форм — Т-12 или Т-13. Бланки незначительно отличаются друг от друга. Форма Т-12 используется при ручной обработке данных, форма Т-13 — при автоматизированной.

В 2020 году учет рабочего времени можно вести исключительно в электронном виде, заверяя данные электронной цифровой подписью и не прибегая к бумажным носителям. Для этого необходимо отразить условие об электронном учете в локальном акте об учетной политике организации (ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ). Затем выбирается способ заполнения — сплошной или путем регистрации отклонений. Второй вариант подходит только предприятиям с одинаковой продолжительностью рабочих дней (смен). При заполнении табеля используются цифровые или буквенные коды. Система кодировки может быть как стандартной, так и разработанной работодателем для внутреннего пользования.

В табеле отражают данные о каждом сотруднике. Совместителей можно включить в общий табель или завести для них отдельный документ. Новые работники добавляются в список (по приказу руководства), уволенные — исключаются.

По завершении учетного периода табель проверяется, заверяется подписями ответственных лиц и передается в бухгалтерию. Заполненные табели хранятся в организации не менее пяти лет, поскольку относятся к категории первичных учетных документов, применяемых в целях оплаты труда (ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ). Документы со сведениями о персонале, работающем во вредных или опасных условиях, хранятся в зависимости от даты окончания делопроизводства по ним – 75 лет (если закончили делопроизводство до 1 января 2003 года) или 50 лет (после 1 января 2003 года).