Электронный документооборот - что изменится: законопроект о дополнении ТК РФ

Сегодня работодатель самостоятельно выбирает форму ведения документов, связанных с работой: на бумажном носителе или же в электронном виде. К таким документам относятся трудовой, ученический договоры, договор о материальной ответственности, а также порядка 30 видов других кадровых документов.

Исключение составляют те случаи, когда оформление документов в письменном виде или ознакомление с ними под подпись работника прямо предусмотрено трудовым законодательством РФ. Однако законных оснований для оформления кадровых документов только в электронном виде нет.

В 2020 – 2021 годах проходил эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике в части трудовых отношений (в соответствии с Федеральным законом от 24.04.2020 № 122-ФЗ). Эксперимент должен был позволить отработать механизмы ведения и применения данных документов без дублирования на бумажном носителе. Итоги были учтены при доработке законопроекта.

Законопроект оптимизирует взаимодействие между работодателями и работниками (в том числе их представительными органами) – в электронном виде такое взаимодействие быстрее и проще. Ведение и использование документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе создает больше возможностей для удаленного трудоустройства: соискатель может подобрать себе вакансию в другом регионе, работодатель – выбрать дистанционного работника и заключить трудовой договор.

Введение электронного документооборота повысит оперативность оформления официальных трудовых отношений. Сотрудники получат возможность подписывать документы, связанные с их работой, электронной подписью, без посещения кадровой службы, а также быстрый доступ к необходимым «бумагам». Новый федеральный закон ускорит и упростит доступ граждан к государственным, муниципальным, банковским и иным услугам, где требуется предоставление данных от работодателя: нужные сведения можно будет запросить через информационную систему.

Развитие системы электронного документооборота позволит обеспечить межведомственное электронное информационное взаимодействие, исключить часть нарушений трудового законодательства, автоматизированным способом контролировать трудовые отношения и формировать аналитические сведения за счет автоматизированной обработки электронных кадровых документов.

Понятие «электронного документооборота» в сфере трудовых отношений

Как следует из текста корректировок Трудового кодекса, под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, использование и хранение его участниками документов, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (далее – электронные документы).

Как следует из законопроекта, электронный кадровый документооборот осуществляется через одну из двух систем:

• информационно-аналитическую систему «Работа в России», в рамках которой применяются усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и простая электронная подпись работника, подтвержденная в Единой системе идентификации и аутентификации;
• информационную систему работодателя, позволяющую обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

Порядок предоставления работнику и лицу, поступающему на работу, доступа к информационной системе работодателя (при необходимости) и соответствующий вид электронной подписи с учетом проектируемых требований работодатель будет устанавливать самостоятельно локальным нормативным актом

Работодатель, пользующийся собственной информационной системой, за свой счет будет нести все расходы по ее созданию и (или) эксплуатации, а также созданию, использованию и хранению электронных документов, в том числе расходы по получению электронной подписи и ее использованию.

Разработка и переход на электронные документы

Минтруд утвердит единые требования к формам (составу обязательных типов данных) и форматам базовых электронных документов, определяющих условия трудовых отношений.

Формат электронного документа – это описание структуры файла, содержащего сведения электронного документа. Форма электронного документа – это совокупность установленных трудовым законодательством реквизитов, которые в нем представлены.

При введении электронного документооборота на законодательном уровне будут установлены требования к форматам и формам электронных документов, формируемых в информационных системах работодателей, в виде трудовых, ученических договоров, договоров о материальной ответственности, о получении образования без отрыва или с отрывом от работы. Что касается остальных электронных документов, для них будут разработаны только требования к форматам, используемым в информационных системах работодателей. Так, обязательным условием будет машиночитаемость документов.

Роструд разработает и утвердит формы и форматы для всех электронных документов, используемых в рамках эталонных моделей (бизнес-схем) документирования процессов в сфере трудовых отношений, обеспечивающих предотвращение нарушений трудового законодательства. Это будет сделано в рамках развития платформы «Работа в России». При этом форматно-логический и параметрический контроль планируют применять не только к отдельно взятым кадровым документам и содержащимся в них данным, но и к цепочкам связанных документов, в том числе последовательности и срокам их формирования.

Указанные модели вместе с формами и форматами помогут работодателю предупреждать случайные нарушения трудового законодательства на этапе формирования документов – исключать ошибки, возможные в силу недостаточной правовой подготовки сотрудника, осуществляющего кадровое делопроизводство, или его невнимательности.

Обратите внимание: данные эталонные модели (бизнес-схемы) процессов трудовых отношений будут носить рекомендательный характер применительно к информационным системам работодателей.

О переходе на электронный кадровый документооборот работодатель будет обязан уведомить работников или лиц, поступающих на работу. Работники или соискатели, в свою очередь, получат возможность отказаться от ведения их кадровых документов в электронном виде.

Порядок и способы получения работодателем согласия на переход на электронный документооборот и отказа от такого перехода работодатель будет вправе устанавливать самостоятельно локальным нормативным актом.

Коллективный договор, кстати, может предусматривать распространение работодателем электронного документооборота на всех работников, если более 50% штата подтвердили свое согласие на переход на электронный документооборот.

Для подписания электронных документов потребуются усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), усиленная неквалифицированная электронная подпись, в том числе сертификат ключа проверки, которой создан и используется в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, а также простая электронная подпись работника. Если работник (или лицо, принимаемое на работу) ранее уже получил(о) самостоятельно УКЭП, то вправе ее использовать.

При переходе на электронный документооборот работодатели смогут получить определенные привилегии в виде снижения категории риска и периодичности проведения проверок (вплоть до полной отмены плановых проверок в отношении работодателей низкой категории риска). Для этого они должны сделать базовой для своего документооборота платформу «Работа в России» или доработать собственные информационные системы для соответствия единым требованиям к формам и форматам документов, а также эталонным моделям документирования процессов в сфере трудовых отношений.

Участникам электронного документооборота потребуется время для развития (доработки) собственных информационных систем с целью обеспечения их соответствия данным требованиям.

Законопроектом предусмотрены переходные периоды для реализации доработок программного обеспечения со стороны хозяйствующих субъектов при введении электронного кадрового документооборота или новых форматов электронных документов.

Документы, сформированные в информационной системе работодателя до вступления в силу единых норм, будут юридически значимыми.